En l’àmbit museístic, el moviment d’objectes és una activitat habitual: les peces passen de les sales de reserva al laboratori de conservació, del laboratori a l’exposició, poden sortir en motiu d’una anàlisi en un centre especialitzat o per participar en exposicions temporals fora de la institució, entre altres casos. Tot i que sovint es consideren operacions senzilles i rutinàries, aquests desplaçaments impliquen riscos reals per a la conservació dels béns culturals. Per aquest motiu, cada moviment ha de realitzar-se amb cura, utilitzant embalatges adequats i protocols de manipulació específics, i, sobretot, ha de quedar rigorosament documentat.
La documentació dels moviments no és una qüestió secundària, ni una simple formalitat administrativa. La gestió de la traçabilitat no pot entendre’s com una tasca mecànica o burocràtica: és una funció essencial dins la conservació preventiva. Ignorar o minimitzar aquest procés pot comportar conseqüències greus, com ara la pèrdua o confusió d’objectes, o decisions equivocades per desconeixement del seu historial. Això compromet la identitat de la peça, el seu valor històric i científic, i fins i tot la seva seguretat.
Documentar és conservar. Saber on és una peça, com s’ha de manipular, quin és el seu destí, per què es mou i en quines condicions ho fa, no només garanteix la seva protecció física, sinó que és una expressió de professionalitat, ètica i responsabilitat institucional.
Els estàndards internacionals—com els establerts per l’ICOM o l’ICCROM— subratllen la necessitat de disposar de sistemes de documentació robustos, normalitzats i accessibles, que assegurin en tot moment la localització, l’estat de conservació i l’historial de moviments de qualsevol bé cultural. En aquest sentit, la documentació constitueix la primera línia de defensa del patrimoni, i ha de ser considerada com a part integral i indivisible del procés de conservació.
